تعریف اولیه از دولت الکترونیک و اصطلاحات آن
تعریف اولیه از دولت الکترونیک و اصطلاحات آن
قبل از تعریف دولت الکترونیک لازم است مفهوم چند اصطلاح را بدانیم :
اصطلاحات
قبل از تعریف دولت الکترونیک لازم است مفهوم چند اصطلاح را بدانیم :
- ذینفع (Stakeholder):
افراد، سازمانها و گروههای خاصی هستند که به نحوی به طرحها و برنامههای دولت علاقهمند هستند و تصمیمات دولت برای آنها اهمیت دارد و به عبارتی در فعالیتهای دولتی ذینفع هستند؛ مانند کارفرمایانی که مصوبات دولت در مورد حداقل حقوق کارگران برای آنها از نظر کاری و حرفهای دارای اهمیت است.
- مشتری (Customer):
استفادهکننده از سرویسهای دولتی را مشتری میگویند، مانند بازنشستگانی که حقوق بازنشستگی دریافت میکنند و یا افرادی که برای معالجه به کلینیکهای دولتی مراجعه مینمایند.
- شهروند (Citizen):
فردی با حقوق و مسئولیتهای تعریفشده و معین در جامعه؛ این حقوق شامل حق رأی، حق اظهار نظر آزاد و ... میشود. افرادی که در انتخابات شرکت کرده و رأی میدهند و یا اشخاصی که در یک تجمع سیاسی سخنرانی میکنند، مشتریان دولت نیستند؛ بلکه شهروندانی هستند که در فعالیتهای جامعه شرکت میکنند.
- بنگاه (Business):
شرکتهای تجاری و خصوصی بوده که از یک سو با دولت و سازمانهای دولتی و از سوی دیگر با مصرفکنندگان (consumers) یا مشتریان در ارتباط هستند. تمامی شرکتها از زمان تأسیس شرکت برای ثبت و امور مالی و مالیاتی و رعایت استانداردها و قوانین و ... با دولت و ارگانهای اداری در ارتباط هستند. همچنین برخی شرکتها به عنوان پیمانکار با دولت در تعامل هستند مثل شرکتهایی که برخی پروژههای عمرانی دولت را بر عهده میگیرند.
تعریف دولت الکترونیک
به کارگیری و گسترش دولت الکترونیک غالباً در جهت انجام تغییرات در فرایندهای دولتی نظیر تمرکز زدایی ، بهبود کارایی و اثر بخشی است . اصولاً تعریف واحدی درباره دولت الکترونیک وجود ندارد و این مسأله ناشی از ماهیت پویا و متغیر فناوری است . امروزه به استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) به منظور بهبود کارایی و اثر بخشی ، شفافیت اطلاعات و مقایسه پذیری مبادلات اطلاعاتی و پولی در درون دولت ، بین دولت و سازمانهای تابعه آن،بین دولت و شهروندان و بین دولت و بخش خصوصی دولت الکترونیک اطلاق می شود . اکنون به چند تعریف از دولت الکترونیک اشاره می شود :
- دولت الکترونیک عبارت است از تعهد به استفاده از فناوری مناسب برای ارتقای ارتباطات دولت با شهروندان و سازمانهای وابسته به دولت و به عبارتی گسترش دموکراسی ، ارتقای شأن و منزلت انسان ، حمایت از توسعه اقتصادی ، توسعه عدالت اجتماعی و بهبود کیفیت ارائه خدمات به مردم.
- دولت الکترونیک ، شیوه ای برای دولتها به منظور استفاده از فناوریهای جدید است که به افراد ، تسهیلات لازم برای دسترسی مناسب به اطلاعات و خدمات دولتی ، اصلاح کیفیت آنها و ارائه فرصتهای گسترده برای مشارکت در فرایندها و نمادهای مردم سالار می دهد .
- دولت الکترونیک، استفاده آسان از فناوری اطلاعات به منظور توزیع خدمات دولتی به صورت مستقیم و شبانه روزی به مشتری است.
- دولت الکترونیک، استفاده دولت و سایر سازمانهای دولتی از فناوری اطلاعات به منظور ایجاد تحول در رابطه با شهروندان، مراکز تجاری و سایر مواردی است که با دولت درحال تعامل هستند.
- دولت الکترونیک، شیوه ای برای دولتها به منظور استفاده از فناوری اطلاعات و فناوریهای جدید است که به افراد تسهیلات لازم جهت دسترسی مناسب به اطلاعات و خدمات دولتی، اصلاح کیفیت آنها و ارائه فرصتهای گسترده برای مشارکت در فـــــرایندها و نمادهای مردم سالار می دهد.
- دولت الکترونیک استفاده از فناوریهای اطلاعاتی و ارتباطی به منظور ارائه خدمات دولتی، به صورت بهنگام و مستقیم به شهروندان، در 24 ساعته شبانه روز و 7 روز هفته است. دولت الکترونیک به افراد تسهیلات لازم جهت دسترسی مناسب به اطلاعات و خدمات دولتی و فرصتهای گستردهتر برای مشارکت در فرایندها را ارائه مینماید.
- دولت الکترونی، کاربرد فنآوری به ویژه برنامه های کاربردی شبکه- محور اینترنت توسط دولت هاست که جهت افزایش دسترسی و ارائه اطلاعات و خدمات دولتی به شهروندان، شرکای تجاری، کارمندان، سایر مؤسسهها و موجودیت های دولتی، اعمال می شود. دولتالکترونیک به ارائه اطلاعات و خدمات دولتی پیوسته از طریق اینترنت یا سایر روشهایدیجیتال به مردم، اطلاق می گردد. انقلاب دولت الکترونی قابلیت آن را دارد تا بخش دولتیرا تغییر شکل دهد و رابطه میان دولت و شهروندان را از نو پایه ریزی نماید. در این صورتسازمانهای دولتی، موظف خواهند بود تا روابطشان را با شهروندان، تجار، کارمندان دولتو سایر مؤسسههای دولتی و خصوصی تنظیم کنند. چنین دولتی موقعیتی را فراهم می آورد تاارائه خدمت به شهروندان را بهبود بخشد. شهروندان باید قادر باشند تا خدمات و اطلاعاترا در هر زمان ممکن بر اساس استانداردهای جاری کسب کنند و به همراه تجار و دولتهایمحلی و مرکزی بتوانند گزارش های مورد نیاز را بدون لزوم استخدام حقوقدان و حسابدارتهیه کنند. کارمندان دولت باید بتوانند خدمات خود را به همان سادگی، با همان بازده واثربخشی همتایان خود در بخش تجاری ارائه دهند. در این راستا یک راهبرد اثربخش بهشکل قابل توجهی به بهبود بخش دولتی کمک می نماید، این راهبرد شامل این موارد است :
- تسهیل ارائه خدمات به شهروندان.
- حذف لایه های زائد مدیریتهای دولتی.
- فراهم کردن امکان دسترسی آسان شهروندان، تجار، و کارمندان سایر سطوح دولتی بهاطلاعات و خدمات دولتی.
- تسهیل فرآیندهای اجرایی مؤسسهها و کاهش هزینه ها از طریق یکپارچه سازی وحذف سامانههای مازاد.
- و کارآمد ساختن عملیات دولتی جهت تضمین پاسخگویی سریع به نیازهای شهروندان.
در تعاریف دیگری نیز که ارائه شده است به جنبه های پاسخگویی، مسئولیت پذیری، شفـــاف ســـازی و اینگونه موارد توجه گردیده است. بنابراین، دولت الکترونیک مجموعه ای از کلیه ارتباطات الکترونیک است که بین دولت، شرکتها و شهرونــــــدان رخ می دهد.
اهداف دولت الکترونیک
توسعه دهندگان دولت الکترونیک در سرتاسر جهان چندهدف عمده را که در دولت الکترونیک دنبال می شود شناسایی کرده اند، دولت الکترونیکوسیله ای برای به انجام رساندن این اهداف می باشد. البته این اهداف براساس اهمیتلیست نشده اند و هر دولتی باتوجه به اولویتهای خود باید آنها را عملی سازد. اهدافعبارتند از:
• ایجاد محیط تجاری بهتر :
واضح است که تکنولوژی یک تسریعکننده مطمئن در افزایش بهره وری و رشد اقتصادی می باشد استفاده از ICT در دولت وایجاد زیربنای دولت الکترونیک به ایجاد یک محیط تجاری شکوفا و مدرن (مخصوصا برایشرکتهای کوچک و متوسط) از طریق ساده و موثر کردن مبادلات و ارتباطات بین دولت وتجارت کمک می نماید و با از بین بردن افزونگی در فرایندها و اهمیت دادن به ارایهسریع و موثر خدمات دولت الکترونیک شرایطی را به وجود می آورد که باعث جذب سرمایهگذاران/ سرمایه گذاری می گردد.
• مشتری های بر خط (Online ) نه به Inline)ox ):
این امر از طریق ارایه موثر خدمات عمومی به شهروندان حاصل می شود که بایدبا پاسخ سریع دولت با کمترین مداخله مقامات دولتی انجام گیرد.
• تقویت حکومتو توسعه مشارکت عمومی:
ترقی دادن شفافیت و جوابگویی در دولت از طریق ازدیاد ICT در مدیریت و عملکردها، شانس مشارکت فعال تر شهروندان در فرایندهای سیاسی و تصمیماتدولت را به صورت موثری بهبود می بخشد.
• بهبود در بازده و بهره وری سازمان های دولتی :
طراحی دوباره فرایندها و رویه های سازمانهای دولتی ( که ازملزومات دولت الکترونیک است) ارایه خدمات را ساده خواهد ساخت، سودمندی سازمانهایاداری را خواهد افزود و باعث صرفه جویی در هزینه های آنان می گردد به ویژه دولتالکترونیک می تواند در موارد زیر کمک ساز باشد: کارایی کارمندان دولت را افزایش میدهد، باتوجه به کاسته شدن از کاغذ بازیهای موجود و مراجعه مستقیم کمتر به ادارات وسازمانهای دولتی، کارمندان می توانند به طور موثرتری به فعالیت های خود بپردازندهمچنین درآمدهایی که از طریق ارایه خدمات (مثلا صدور جواز) به شهروندان و شرکتهاکسب می شود افزایش می یابد و علت این افزایش ساده تر شدن فرآیندهای مربوط به ارایهخدمات می باشد که باعث جذب کسانی می شود که قبلا کمتر از این خدمات (به علتدردسرهایی که بر سر راه دریافت این خدمات وجود داشت) استفاده می کردند. باعث کاهشهزینه ها در میان مدت و بلند مدت خواهد شد، اگر چه در کوتاه مدت باتوجه به هزینههای صرف شده برای راه اندازی دولت الکترونیک و نیز نیاز به ارایه خدمات در دو سطح (هم به صورت مرسوم و هم بر مبنای دولت الکترونیک ) تا زمانی که کاربران با سیستمجدید آشنا می شوند دولت مشکلاتی در پیش خواهد داشت اما در دراز مدت به دلیل ارزانتر بودن ارایه خدمات برای دولت، هزینه ها به شدت کاهش خواهد یافت.عملکردهای دولت راساده و موثر خواهد نمود، اکثر فرآیندهای دولتی در طی سال ها رشد کرده اند و معمولاشامل مراحل، کارها و فعالیتهای زیادی می باشند. ساده سازی عملکرد دولت از طریق ICT مراحل زاید را خواهد زدود و فرایندها را ساده خواهد نمود. به رشد شرکت ها و تعاونیهای محروم کمک خواهد نمود. ICT ارتباط دولت با گروه ها و تعاونی های حاشیه ای (کماهمیت) را امکان پذیر می سازد و به رشد آنها کمک خواهد کرد باتوجه به اینکه خدماتدرخواستی این شرکتها بسیار سریع تر در اختیار آنان قرار می گیرد و می توانند شرکتفعال تری در فرآیندهای سیاسی داشته باشند، لذا به سرعت توسعه می یابند.
• افزودن فعل و انفعال بین سه بازیگر عمده در جامعه یعنی دولت، شهروندان و شرکتهایتجاری به منظور تسریع در رشد فرآیندهای سیاسی، اجتماعی و اقتصادی کشور.
به طورکلی می توان گفت که هدف دولت الکترونیک، ارائه خدمات بهتر، با هزینه، کمتر و اثربخشی بیشتر است .
ویژگیهای دولت الکترونیک
نمیتوان استاندارد مشخصیبرای ویژگیهای دولت الکترونیک معرفی کرد، زیرا هر دولتی میتواند با توجه بهنیازهای جامعه خودش نظام دولت الکترونیک را پایهریزی کند. می توان ویژگیهایی مانندموارد زیر برای دولت الکترونیک تعیین کرد :
• (S (SMALL:
دولت الکترونیکنباید گستردگی بیش از حد داشته باشد. تا بتواند از اتلاف نیروی انسانی و سرمایهجلوگیری کند. بنابراین بهتر است دولتهای بزرگ به دولتهای محلی کوچکتر تقسیمشوند.
• (M(MORAL:
دولت الکترونیک باید مقید به اخلاق بوده و حریماطلاعات خصوصی شهروندان را حفظ نماید.
• (A (AUDITABLE:
دولت الکترونیکباید نسبت به فعالیت اجتماعی، اقتصادی و سیاسی که انجام میدهد جوابگو باشد. بدینمعنی که شهروندان بتوانند تا حد امکان از روند پیشرفت این فعالیتها آگاهیهای لازمرا کسب کنند.
• (R (RESPONSIBLE:
دولت الکترونیک باید در صورت بروزمشکلاتی ناشی از فعالیتهایش به مردم پاسخگو باشد.
• (T (TRANSPARENT:
دولت الکترونیک باید از موضع شفافی در رابطه با امور شهروندانبرخوردار باشد.
مزایا
تا چند سال پیش روال معمول برای دریافت خدماتدولتی، مستلزم حضور فیزیکی مراجعه کننده به یکی از دفاتر دولتی مرتبط بود. باپیشرفتهـــای تکنولوژیک و اطلاع رسانی، برای نزدیک کردن محل ارائه خدمات به مشتریانحرکت جدیدی ایجادشده است. در گامهای نخست، ایجاد کیوسک های ارائه خدمات (نظیر آنچهکه در شبکه های بانکی مورداستفاده قرار می گیرد) به اجرا درآمد و در گامهای بعدی،استفاده از رایانه های شخصی بدین منظور موردتوجه قرار گرفت. میزان گستردگی دامنهپوشش دولت الکترونیک زمانی برای ما روشن می شود که به این امر واقف شویم که حتیموفق ترین کشورها در این زمینه تا زمان حاضر، موفق به استفاده بیش از 20 درصد ازپتانسیل های موجود نشده اند.
دسترسی سریع به اطلاعات در سازمانهای دولتی، ازاهمیت ویژه ای برخوردار است. از آنجا که فرایندها و روندهای اداری عموماً تکراری،عادی و تابع ضابطه هستند، استفاده از رایانه، امکانــات منحصر به فردی را برای جمعآوری، کنتـــرل و گزارش دهی فوری و به موقع برای مدیران فراهم می آورد و این امرسازمانهـــا را بر آن داشته که مبادرت به سرمایه گذاری هنگفت در این زمینه کنند. ولی این فرایند، تاثیر چندانی بر بهره وری سازمانهای فوق ندارد. این درحقیقت هماننقطه ای است که پروژه دولت الکترونیک، در آن تحول ایجاد می کند.
گام نخست درفرایند ایجاد دولت الکترونیک، امکان استفاده آزاد و آسان از اطلاعات، برای شهرونداناست. این گام در تمامی کشورهایـــی که در این مسیر قدم گذاشته اند مشترک است. برخیاز ممالک پیشرفته، حتی قبل از ایجاد شبکه جهانی، اقدام به ایجاد مجموعه هایالکترونیک غنی از اطلاعات به خدمات دوایر مختلف دولتی کرده و آن را به طرق مختلفدراختیار شهروندان قرار داده اند.
امروزه، اکثر سازمانهای دولتی در کشورهایغربی، دارای سایت مستقل اینترنتی هستند که در ضعیف ترین حالت، اطلاعات و قوانینجاری شرکت را دراختیار شهروندان قرار می دهند. در برخی دیگر از کشورها نیز، اینمجموعه به صورت یک سایت مادر که حاوی پیوندهایی به زیرمجموعه های دولتی است، وجوددارد و شهروند با ورود به این سایت، می تواند راه خود را تا جزیی ترین خدمات موجود،به راحتی انتخاب کند.
استفاده از این فناوری می تواند در پایین آوردن آمار فساداداری که منشا آن ارائه اطلاعات به شهروندان است نقش بسزایی داشته باشد و با شفافکردن فعالیت سازمانها، گامی موثر درجلب اعتماد عمومی محسوب می شود. به طورخلاصه،مزایای دولت الکترونیک عبارتند از:
• دسترسی مستقیم به اطلاعات و خدماتمالی.
• ارتباط مستقیم با مقامات دولتی.
• صرفه جویی در زمان، حمل و نقل،ساعات کار، کاغذ، هزینه های خدمات و منابع انرژی.
• افزایش کارایی عملیاتدولتی.
• ارائه خدمت به شهروندان به صورت 24ساعته و 7 روز هفته.
• امکانارائه خدمات در هر مکان.
موانع و مشکلات
میتوان دو نوع مانع رابرای دولت الکترونیک بر شمرد، که عبارتند از :
موانعvایجاد دولت الکترونیک و چالشهای آن :
• عدم احساس نیاز به وجود دولتالکترونیک.
• عدم حمایت مدیران ارشد سازمانها.
• ناتوانی در مرزبندی اطلاعاتمحرمانه و غیرمحرمانه.
• هزینه های سنگین ایجاد، نگهداری و توسعه شبکه های اطلاعرسانی و پایگاه های اطلاعاتی.
• فقدان یا کمبود نیروهای متخصص فناوری اطلاعات دربرخی از کشورها.
• مشکلات مرتبط با چگونگی حفاظت از اطلاعات شخصی افراد.
• چگونگی تحلیل و مهندسی مجدد خدمات دولتی به منظور استفاده از دولت الکترونیک.
• چگونگی دسترسی کلیه کاربران به دولت الکترونیک.
• نحوه ارائه کلیه اطلاعاتموردنیاز مشتریان.
• مسئله مرتبط با مواجه شدن با افرادی که کمتر با رایانه آشناهستند.
موانع گسترش دولت الکترونیک و راهکارهای آنها :v
موانع گسترشدولت الکترونیک، به سه مورد اصلی فرهنگی، سازمانی و محدودیت تقسیم میشوند.
1. عوامل فرهنگی
• موقعیت کنونی
بررسی دولتها و مطالعات اولیهآنها برای به اجرا درآوردن طرح دولت الکترونیک نشان داده است که مشکل اصلی ایجادوتوسعه دولت الکترونیک، تکنولوژی نیست، بلکه مشکل اصلی در این است که آیا فرهنگجامعه آمادگی پذیرش تغییرات بسیار زیادی که ایجاد خواهد شد را دارد یا خیر.
اینتغییرات تأثیر اصلی خود را بر کارمندان دولتی خواهند گذاشت. بررسیها نیز نشانمیدهد که عدهای از کارمندان دولت با تغییرات سریع در نظام اداری مخالفند. درحالیکه عدهای دیگر با آن موافق بوده و از آن استقبال میکنند.
برای راضی کردن عموممردم نیز باید جامعه را متقاعد کرد که انتقال اطلاعات به قدر کافی امن هست وحریمخصوصی افراد کاملاً رعایت میشود. در ساختار سازمانی یک دولت الکترونیک، کارمندانبه جای جلوگیری از خطر و ریسک درکارهای اداری به مدیریت ریسک میپردازند.
درچنینمحیطی افراد به خلاقیت و نوآوری در کارهای اداری تشویق میشوند. همچنین در جامعهاطلاعاتی پیشرفته، شهروندان و واحدهای خصوصی به امنیت سیستم دولت الکترونیک اطمینانداشته و اکثر امور خود را از طریق آن انجام میدهند، در چنین فضایی دولت نیز ازخلاقیت و نوآوری حمایت میکند.
• راه رسیدن به محیط فرهنگی مطلوب
عملی ساختندولت الکترونیک بیش از هر چیز، به مدیریت و راهبری بسیار کارآمد نیاز دارد. اینهیأتمدیره تنها از متخصصان IT تشکیل نمیشوند؛ بلکه در این هیأت افرادی باتخصصهای اقتصاد، مدیریت و جامعهشناسی نیز حضور خواهند داشت. گام اصلی بعدی تنظیمیک برنامه همه جانبه برای ادامه عملی ساختن دولت الکترونیک است.
2. عوامل سازمانی و اداری :
• موقعیت کنونی سازمانها وادارات
درحال حاضر، ادارات دولتیدارای روابط بین سازمانی نیستند و این به دلیل فقدان یک شبکه الکترونیکی مناسب بینآنها است. مسئولان این سازمانها نیز تنها به مدیریت در حوزه درونسازمانی عادتکردهاند و ارتباط بین سازمانهای مختلف میتواند مشکلاتی را برای آنها ایجاد کند. روش تصمیمگیری بالا به پایین نیز عامل دیگری است که به مشکلات مدیریتی دامن زدهاست.
• ساختار اداری مطلوب دولت الکترونیک
در یک نظام دولتی الکترونیک، موانعو حصارهای بین سازمانی برداشته میشود و دولت از یک نظام بسته و محتاط به یک نظامباز که در آن نوآوری حرف اول را میزند تبدیل میشود.
• راه رسیدن به ساختار اداری مطلوب
یکی از راههای مؤثر میتواند دادن پاداش به کارمندان و مدیرانیباشد که به جا افتادن دولت الکترونیک در سازمان خود کمک میکنند. حتی برخی دولتهاارگانهای خاصی را جهت دنبال کردن این موضوع تاسیس کردهاند در همین حال به موازاتاین فعالیتها، متخصصان IT درحال ساختن زیر بنای لازم برای مرتبط ساختن ارگانهایمختلف به یکدیگر خواهند بود.
3. کمبود منابع:
• وضعیت حاضر
همانطورکه گفته شد در حال حاضر- درجوامع پیشرفتهای مثل ایالات متحده - کمبودی از لحاظمنابع تکنولوژیک احساس نمیشود؛ اما کمبود نیروی انسانی متخصص چه از لحاظ فنیو چهاز نظر مدیریتی یک مشکل عمده در راه سرعت بخشیدن به روند تغییر به دولت الکترونیکبه شمار میرود. از طرفی به دلیل نو و بدیع بودن این موضوع در واقع میتوان گفت کههیچ نیروی مدیریتی با تجربهای، برای پیادهسازی دولت الکترونیک در سطح جامعه وجودندارد.
• وضعیت مطلوب برای پیاده سازی دولت الکترونیک
یک موج جدید از افرادتحصیلکرده در فناوری اطلاعات و مدیریت وارد دولت مرکزی خواهند شد. از طرفی بهتراست دولت تا حد امکان به وسیله آموزش و حقوق بیشتر به جذب افراد شایسته از بینکارکنان فعلی دولت اقدام کند؛ زیرا این افراد با ساختار دولتی و اداری آشناییبیشتری دارند.
• راه رسیدن به وضعیت مطلوب
گرچه استخدام مدیرانی کهتواناییهای گستردهای در فناوری اطلاعات دارند، یک اقدام اساسی و اصولی محسوبمیشود؛ اما آموزش مدیران قدیمی و استفاده از آنها این مزیت را دارد که این افرادمیتوانند درهزینهها صرفهجویی کرده و اعتبارات مازاد را برای بهبود کیفیتزیرساختهای تکنولوژیک دولت الکترونیک به کار گیرند.
منبع :تجارت الکترونیک ورایانه شماره 42