هوشمندی کسب و کار

عموماً وقتی از سایت شما صحبت می شود، نباید هیچ کم و کسری در آن وجود داشته باشد. اما خیلی کم به آن چه که نباید در

وب سایت

باشاگر بپذیریم به کار گیری مکانیزم ها و فرایندهای پایدار گرد آوری ذخیره سازی ارزیابی و تحلیل و در نهایت کسب  اطلاعات از داده های انبوه ،آشفته و پراکنده یک سازمان در هر مقیاس و اندازه ای چنان اهمیت یافته که امروز به عنوان عاملی رقابتی در سازمان ها مطرح می شود و تاثیری مستقیم بر موفقیت یا نا کامی آن ها ایفا می کند درک این که چرا در سال های اخیر هوشمندی کسب و کار یا Businessintelligence  به موضوع داغی تبدیل شده است دشوار نخواهد بود . BI به عنوان مجموعه ابزار ها ، راهکارها ، فناوری ها ، و مهارت های کسب دانشی جامع و یکپارچه از وضعیت کسب و کار یک سازمان به منظور ارئه اطلاعاتی فرا گیر به گونه ای که بتوان با استنباط از آن ها تصمیم سازی کرد و بهره وری را افزایش داد به یکی از کلیدی ترین اجزای یک معماری سازمانی بدل شده است . آمارهای موجود شواهد و دلایل معتبری را ارائه می کنند که بر اساس آن ها سازمان ها توانسته اند هزینه های غیر ضروری تحلیل های عمیق و دقیق تر از وضعیت درون سازمانی رقابت پذیری و ضریب موفقیت خود را افزایش دهند و یک معماری تجاری قابل اطمینان دست یابند . با پشت سر گذاشتن چند دهه از طرح مبانی نظری و فلسفی BI  ( اواخر دهه 1950 میلادی ) و پس از گذشت ابزار های آن امروز از نسل جدید ابزار های کسب وکار هو شمند سخن  به میان می آید که در مقایسه با نسل پیشین بهبود یافته و کار آمد تر شده اند و به جای تکیه بر داده های سنتی بر داده های معنایی (semantic Data) استوارند در  پرونده پیش رو بر آن شدیم تا با بررسی  دو باره این موضوع این بار جامع تر و کامل تر از گذشته بر اهمیت آن تاکیدی دوباره کنیم . این بار هم کثرت موضوعات سبب شد تا پرونده را به دو قسمت تقسیم کنیم قسمت اول این پرونده ضمن مروری بر چیستی BI و یادآوری مفاهیم اولیه به معرفی پلتفرم های اصلی هوشمندی کسب وکار بررسی وضعیت تاثیر آن از زبان مدیران سازمان ها و مطالعه ای  موردی در این زمینه اختصاص دارد. اما قسمت دوم ماهیتی کاربردی به خود خواهد گرفت و در آن با نحوه طراحی انباره های داده به کار گیری BI  با استفاده از پایگاه های داده SQL SERVER  و اوراکل و نیز موضوعاتی مانند بعد های داده روابط چند به چند در انباره های داده و... آشنا خواهید شد

مقدمه ای بر هوشمندی کسب و کار

در حال ورق زدن یک مجله کامپیوتری  هستید که چشمتان به اصطلاح BI یا هوشمندی کسب وکار می افتد . با خود می گویید : ( این دیگر چیست یک واژه دهان پر کن دیگر . این شرکت های کامپیوتری هم خوب بلدند اسم گذاری کنند و مشتریان را اغوا کنند این ها همه اش دنبای فروش بیشتر هستند و هر روز از قوطی عطاری آن ها چیز تازه ای بیرون می آید ولی کنجکاوی هنوز شما را رها نکرده  چون همه دلشان می خواهد با هوش باشند و کلمه هوشمندی بد جوری  وسوسه انگیز است . با خود می کویید بسیار خوب اجازه بده ببینیم آیا واقعاً این چیز به دردم می خورد یا نه اما هنوز چند خط بیشتر نخوانده اید که نا خود آگاه یاد مشکلات کسب و کارتان می افتید و با خود می گویید ای بب کسب و کارمان کجا بود که بخواهد هوشمند باشد خسته شدم بس که هر روز با مشکلات ابتدایی دست و پنجه نرم کردم . اینقدر گرفتاری هست که دیگر نوبت به دکوراسیون لوکس نمی رسد به راستی BI چیست یک جور دنگ وفنگ الکترونیکی تازه برای شرکت یا سازمان شما ؟ اگر چه هوشمندی کسب و کار یک موضوع علمی و فنی است اما واضح است که تا زمانی که مدیران ارشد یک شرکت یا سازمان متقاعد نشوند همه این بحث ها و فنون ابتر می ماند این مقاله می خواهد به شما بگویید آیا وقت گذاشتن برای آشنایی با BI ارزشش را دارد یا نه ؟
ورود به بحث BI
 یکی از دوستانم که در زمینه آموزش شیوه های نوین بازار یابی به کسب و کارها فعالیت می کند  چند وقت پیش به من گفت " بسیاری از شرکت ها حتی پس لز سال ها کار و فعالیت هنوز اصول ساده بازار یابی را نمی دانند و صرفاً بر اساس عادت های روزمره خود عمل می کنند"  و به نظر من او درست می گفت .  واقعیت این است که نه تنها  در ایران بلکه در همه دنیا مدت زیادی از کشف این حقیقت ساده که " عمل کردن به روش علمی حتی در کسب و کار هم می تواند سود آور باشد " نمی گذارد ذات کسب و کار و پول در آوردن اقتضا می کند که مدیران کسب و کارها با روحیه ای عملگرایانه و توام با قدرت و قاطعیت وارد معرکه شوند و معطل فکر ها و ایده های آنچنانی نشوند . ولی به دلایلی روشن و غیر قابل انکار که در همین مقاله مرور خواهیم کرد این روش قدیمی دیگر کافی نیست .
زمینه فکری متفاوتی لازم است
چه قبل از درگیر شدن با بحث هوشمندی کسب و کار و چه پس از آزمون برخی از ابزارها و روش های آن در عمل ، لازم است که بالاخره با پیش زمینه ذهنی لازم برای موفقیت در این عرصه کنار بیابید . تحقیقات نشان داده که بسیاری از کسب و کارها خود آگاه نیستند بلکه غریزی عمل می کنند. به عبارت دیگر به روش سعی و خطا جلو می روند . با حداقل رویکرد علمی به اقتصاد شروع میکنند و پس از چند سال هر آنچه که بتوان علم و دانش آن شرکت نامید از دل تجربه های سنگین و فراز و نشیب های گوناگونی به دست آمده است که فقط در دل و قلب مدیر یا مدیر یا مدیران اصلی شرکت ثبت شده و هیچ جایی مستند نشده است و به مجرد خروج این افراد از سازمان همه  آن تجربه ها نیست و نابود می شوند . این گونه کسب و کار ها غالباً در به کار گیری راهکارهایی چون BI موفق نیستند زیرا هوشمندی کسب و کار بر فلسفه و دیدگاه متفاوتی استوار است و مادامی که نگاه خود را نسبت به ماهیت کار و کسب و کار تغییر ندهیم راهکارهای نوین " اطلاعات محور " موثر نخواهد بود راهکار BI بر پار دایم مستند سازی استوار است . در کسب و کار به شیوه سنتی همه ارکان سازمان از آدم ها گرفته  تا اطلاعات ،مدارک ، روابط ،مشتریان ،قرار دادها وقررات ،وابسطه به مدیر یا دو سه شخصیت ذی نفوذ سازمان است . در راهکار های اطلاعات محوری چون BI فرض بر این است که ساختار کسب و کار شما ولو در حد یک شرکت کوچک ده نفره – بر ستون های نیرومندی از مستندات و رویه های سازمانی استوار است – یا قرار است چنین شود . چنانکه اگر یکی از این افراد ذی نفوذ مثلاً یک هفته در مسافرت باشد امور کما بیش خوب پیش بروند و کارمندان شرکت برای انجام اغلب امور جاری خود به مستندات رویه ها و ابزار های موجود در محل شرکت مراجعه کنند و نه رمزی و رموزی که در مغز آن فرد ثبت شده است . به عبارت دیگر مدیران کسب و کارهای هوشمند نقشی کنترلی بر حسن انجام امور دارند و ذهن و توان آن ها بخشی از نهاد تصمیم سازی  سازمان است نه نهاد اجرایی آن. دقت کنید که مخاطب مخاطب اصلی راهکار BI مدیر کسب و کار است نه کارمندان او حرف اصلی BI این است که ابتدا تاریخچه عملکرد خود الگوی رفتار مشتریان ، تحولات بازار ، صورت هزینه ها و مخارج و سایر جنبه های کسب و کار را مستند کنید و سپس روی نمودار ببرید و از درون آن تحلیل های کاربردی بیرون بکشید . بنابراین اگر فکر و ذهن مدیر سازمان – خواسته یا نا خواسته – درگیر امور اجرایی پیش پا افتاده باشد کلنجار رفتن با BI فقط اتلاف وقت است .
هفت دلیل برای روی آوردن به BI
اکنون ببینیم چرا روش های قدیمی کسب و کا ر کردن دیگر کافی نیست و چرا استفاده از راهکار BI ضرورت پیدا کرده است .

1. دست زیاد شده است

کسب و کار دلخواه خودتان را در نظر بگیرید . فرق نی کند

طراحی وب

باشد یا انتشار مجله یا تولید دستمال کاغذی تقریباً در هر زمینه ای که فکرش را بکنید دست توی بازار زیاد شده است و رقابت آسان نیست . به ویژه اگر هم اکنون چند شرکت موفق در حوزه مورد نظر شما در حال فعالیت باشندبه راستی شما چه حرف تازهای برای گفتن دارید ؟ آیا احساس نمی کنید برای موفقیت در بازار باید به ابزارهایی مسلح شوید که شما را از دیگران متمایز کند ؟

منظور از هوشمندی کسب و کار دقیقاً چیست ؟

آنچه که در اصطلاح هوشمندی کسب و کار یا BI نامیده می شود نامی تجاری است برای یک مفهوم فنی که عموماً داده کاوی یا Data Mining  نامیده می شود . به عبارت دیگر این دو اصطلاح دو روی یک سکه اند . اولی بر کاربرد تجاری آن تاکید دارد در حالی که دومی به ماهیت فنی آن اشاره می کند . توجه داشته باشید که داده کاوی فقط به کار بیزینس نمی آید . بلکه در بسیار از حوزه های علمی مانند آمار و ریاضیات ، پزشکی و داروسازی ،هوش مصنوعی ،نجوم ، فیزیک ، کوانتوم ،زلزله نگاری ،هواشناسی و حتی علوم اجتماعی مانند جامعه شناسی و تاریخ کاربرد های گستره ای دارد هو شمندی کسب و کار در واقع نام وسوسه بر انگیزی است که می خواهد توجه مدیران شرکت ها و سازمان ها  را که معمولاً از مطالب علمی و فنی گریزانند به خود جلب کند . بنابراین حتی سازمان ها و و نهاد های علمی هنگام مراجعه به بازار نرم افزار و خرید یک سیستم داده کاوی می توانند دنبال BI باشند . نکته جالب این است که همین مفهوم داده کاوی وقتی که عملاً به بازار ها و سیستم های نرم افزاری مربوط به آن می رسیم نام دیگری تحت عنوان OLAP به خود می گیرد اگر چه همه ماجرای داده کاوی و BI به OLPA  و سیستم های آنالیز اطلاعات در پایگاه داده ها ختم نمی شود اما وقتی که می خواهید آستین بالا بزنید و بروید یک سیستم داده کاوی تهیه کنید معمو لاً  ما جرا به خریدن یک OLAPختم می شود .

2-روش های سنتی در دست قدرت قدیمی ها است

روش های سنتی مانند به کار انداختن  حجم عظیمی از سرمایه در بازار حفظ ارتباط با عوامل ذی نفوذ در شبکه توزیع کالا ها و خدمات و استفاده از انواع رانت و چیز هایی از این قبیل همچنان در دست شرکت ها و سازمان های نیرومندی است که سال ها پیش از شما وارد بازار شده اند و آن را قبضه کرده اند . بنابراین تازه وارد های بازار باید به فکر روش های نو و خلاقانهای برای پیش دستی و رقابت باشند .

3-تهدید کسب و کارهای نو ظهور

متقابلاً کسب و کارهای بزرگ نیز از سوی شرکت های کوچک و نوظهور در معرض تهدید هستند . کسب و کارهای نو پا و کوچک معمولاً خیلی چابک هستند و ماهیتی پویا و داینامیک دارند . آن ها به سرعت می توانند خود را با شرایط جدید حاکم بر بازار تطابق دهند . شرکت ها و سازمان های بزرگ تر و قدیمی تر در برابر تحولات شتابان این روزها آسیب پذیرند . راهکار BI می تواند با ارائه تحلیل های ژرف و تامل بر انگیز از روند تحولات این گونه کسب و کار ها را از گزند تند باد حوداث برهاند و قدرت پیش بینی آینده را به آنان هدیه کند تا بتوانند انعطاف پذیر باشند و زمان کافی برای ایجاد تغییرات لازم داشته باشند .

4- یک اشتباه را تا کی می خواهید تکرار کنید ؟

گاهی وقتها به دلیل عدم تجزیه و تحلیل عملکرد گذشته یک اشتباه ساده در برنامه روزانه امور جاری سازمان از دید مدیران و کارمندان  پنهان می ماند . مستند سازی عملیات به علاوه استخراج تحلیل از آن ها این حسن را دارد که ضعف ها و اشتباه های پنهان را آشکار می کند . گاهی  یک تغییر ساده  و کوچک صدها هزار تومان در سال از هزینه ها  کم می کند . گاهی فقط یک تغییر کوچک در شیوه  با زار یابی و جامعه  مخاطبان یک کالا یا خدمات موفقیت غیر قابل باوری به همراه می آورد . تغییرات ضروری را چگونه می توان پیدا کرد؟ یک روش تجزیه و تحلیل روند موجود است . با ز هم BI در اینجا به خدمت ما می آید .

5- مستندات از شفافیت کاهش می یابد

غالباً مدیران سازمان ها و شرکت ها از مستند شدن عملکرد خود وحشت دارند و این خود مانع بزرگی برای تحقق آرمان و راهکارهایی مانند BI است . مستند سازی اطلاعات و استخراج تحلیل از آن ها لزوماً به معنای شفاف شدن همه چیز نیست اما دست کم این تجربه می تواند نگرانی شما را از بابت مخاطرات مستند شدن اطلاعات کاهش دهد . ضمن این که فناوری اطلاعات ابزار های نیرومندی برای حفاظت از داده های با ارزش شما دارد .

6- کارمندان را می توان به آگاهی مسلح کرد

خیلی از مدیران به ایده ها و پیشنهاد های پراکنده  کارمندان خود اهمیت زیادی نمی دهند . با پیش فرض به تو مربوط نیست  البته می توان قدرت خود را بر محیط با حدت و شدت جاری کرد اما چنین کارمندانی هیچ تعلق خاطری به کسب و کار شما نخواهند داشت و یک نزاع ساده ممکن است به خروج آن ها منجر شود و پول هایی که برای استفاده از این نیروی انسانی هزینه شده بر باد رود . راهکار BI روند کسب و کار را دانش محور می کند . می توان کار استخراج تحلیل از مستندات و استفاده از نرم افزاری های BI را به برخی کارمندان سپرد و آن ها را در روند تصمیم سازی شرکت سهیم کرد

7- از اطلاعات هم می توان پول در آورد

فقط خود کالاها و خدمات اصلی شما نیست که می توانند منبع در آمد شما باشند اطلاعات جنبی که در خلال روند امور جاری شما تولید می شوند هم می توانند منبع در آمد تازهای باشند یا دست کم از هزینه ها بکاهند . به عنوان مثال می توان الگوی فعلی رفتار مشتریان راروی نمودار برد و رفتار احتمالی آن ها را در آینده نزدیک پیش بینی کرد و بر مبنای آن زودتر از سایر رقبا برای عرضه کالا یا خدمات مورد نیاز مشتریان پیش دستی کرد. از برخی اطلاعات پراکنده موجود در سازمان می توان دوباره استفاده کرد و چند بار از آن ها پول در آورد شماره تلفن ها ، ایمیل ها و آدرس های پراکنده از افراد ،سازمان ها و شرکت ها را در یک سیستم انبار ه داده ها به طور منسجم جمع آوری کرد . گروه ها و قشر های مختلف مخاطب محصولات شرکت را می توان تمیز داد و به بهانه های مختلف با آن ها دیالوگ بر قرار کرد . بخش با زاریابی شرکت را می توان به اتاق فکر شرکت تبدیل کرد . کسب و کار در قرن 21 فقط ریختن یک مشت جنس توی مغازه نیست . با اطلاعات می شود به صورت های گو ناگون بازی کرد.