روابط عمومی سنتی یا الکترونیکی ؟

از آن زمان که بشر به توسعه تمدن خود پرداخت به همکاری و ارتباط با دیگران نیازمند شد. دامنه دار شدن امور شهرنشینی و به بیان دیگر گسترش شهرنشینی نیز باعث شد تشکیلات و سازمان هایی برای استفاده صحیح از منابع و افراد ایجاد شوند. بدین جهت گروه ها و دسته های مختلفی تشکیل شدند که منافع و فعالیت های آن ها نسبت به گروه های دیگر گاهی موافق و گاهی مخالف بودند که برای حل این اختلاف ها نیز یا با یکدیگر به منازعه و پیکار می پرداختند یا اینکه قرارها و مقرراتی منعقد و وضع می کردند البته حدود این قراردادها مشخص نبود. امروز27 اردیبهشت، روز ارتباطات و روابط عمومی نامگذاری شده،داشتن ارتباط و سعی در ایجاد و نگه داشتن حسن تفاهم از زمان های دیرین، شرط اساسی سازش و توافق میان گروه ها و ملت های مختلف بود. درواقع بشر از آغاز تاریخ کوشش می کرد وسایلی برای ایجاد ارتباط و تفاهم با دیگران به دست آورد و از کلیه علوم و فنونی که در اختیار داشت نیز برای این منظور استفاده می کرد. به گفته دکتر کمالی پور -استاد ارتباطات -بطور کلی روابط عمومی یک حرفه، علم و هنر جدید نیست و در سراسر تاریخ نمادهای آن در قالب های گوناگون وجود داشته است. به عنوان مثال به آثار نقاشی ها، مجسمه سازی ها، موسیقی ها و سایر نمادهای فرهنگی، سیاسی و ارتباطی که در راه خدمت به حکمرانان در گذشته انجام می شد و یکی از اهداف اصلی آن ها هم بالا بردن وجه حکومتی در انظار عمومی بوده است.

اما اصطلاح روابط عمومی برای نخستین بار در ایالات متحده آمریکا و در نوشته های اداره اتحادیه راه آهن ایالات متحده به کار برده شد و در دهه اول قرن بیستم نخستین دفاتر روابط  عمومی در موسسات این کشور ایجاد شد. نخستین شرکت روابط عمومی در آمریکا توسط Lee Lvylebdetter فارغ التحصیل دانشگاه پرینستون و خبرنگار روزنامه (Worb Newyork) که بعدها پدر روابط عمومی در آمریکا خوانده شد، در شهر نیویورک تاسیس شد. لی در آغاز تاسیس شرکت روابط عمومی خود، اعلامیه ای به نام اعلامیه اصول منتشر کرد که در آن آمده بود: "این، یک دفتر مطبوعاتی سری نیست، همه کارهای ما به طور آشکار انجام می شود. هدف ما این است که خبر و اطلاعات را در اختیار مردم قرار دهیم. اینجا یک آژانس آگهی تجارتی نیست. اخبار و اطلاعاتی که ما ارایه می دهیم دقیق و صحیح است. به خبرنگارانی که در جست وجوی مطالب خبری و گزارش های تحقیقی و تفسیری هستند، با کمال میل و اشتیاق کمک خواهیم کرد." پس از تاسیس این دفتر و معرفی خدمات روابط  عمومی، به تدریج این حوزه به عنوان یک حرفه شناخته شد و نخستین دوره آموزشی روابط عمومی تحت همین عنوان در سال 1923 میلادی در دانشگاه نیویورک تشکیل شد. در انگلستان نیز در سال 1911 نخستین فعالیت های روابط  عمومی به مفهوم امروزی و با همین نام آغاز شد. نیروی هوایی پاکستان هم در سال 1919 واحد روابط  عمومی خود را تشکیل داد و در همان سال وزارت بهداشت این کشور، یک نفر را به عنوان مسئول روابط عمومی خود معرفی کرد. همین شخص، شرکت خصوصی روابط عمومی را در سال 1924 در انگلستان تاسیس کرد. پس از این دو کشور به تدریج در سایر کشورهای صنعتی مانند آلمان، فرانسه و هلند هم، سازمان ها و واحدهای روابط عمومی تشکیل شد و راه برای پیدایش حرفه روابط عمومی هموار شد. اما ریشه های روابط عمومی نوین در غرب را باید در دهه اول 1900 میلادی جست وجو کرد. "ای وی لی" پایه گذار اولین انجمن روابط عمومی در سال 1904 میلادی است، ضمن این که "ادوارد برنیز" به عنوان اولین نویسنده، کتابی در این زمینه با نام "پروپاگاندا" به رشته تحریر درآورد که اهمیت و تکنیک های کنترل افکار عمومی در آن ذکر شده بود. بعد از اتمام جنگ جهانی دوم، روابط عمومی نوین به سرعت رشد کرد و در دهه 1950 میلادی دانشگاه ها به سرعت به تدریس دروس و ارائه مدرک در این حوزه رو آوردند. روزگار حاضر را می توان دوران حرف e دانست. تنها کافی است که یک پیشوند e به اول هر چیزی بیاورید تا نام آخرین تحولات در هر زمینه را به دست آورید.

تجارت الکترونیک

، بانکداری الکترونیک، شهر الکترونیک، پرسشنامه الکترونیک، مجله الکترونیک، بانکداری الکترونیک، پست الکترونیک، موسیقی الکترونیک، دفتر الکترونیک، نشر الکترونیک، اعتبارمالی الکترونیک و... نهایتا روابط عمومی الکترونیک و دولت الکترونیک از پدیده هایی است که بحث روز خدمات نوین ارتباطی در جهان است.
اکنون مراجعه به پایگاههای اینترنتی در کشورهای صنعتی و پیشرفته، جای مراجعه به تمام سازمانها و ادارات دولتی را تا حد قابل توجهی گرفته است و همه خدمات دولتی از صدور شناسنامه و گذرنامه تا ثبت شرکت ها، اخذ مجوزهای شغلی یا اخذ مدارک قضایی و... همگی توسط این پایگاهها انجام خواهد شد. اگر بخواهیم تعریفی از روابط عمومی الکترونیک داشته باشیم باید بگوئیم که: روابط عمومی الکترونیک نحوه بکارگیری فنآوریهای جدید ارتباطی و شیوه های نوین اطلاع رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته های مخاطبان بطور لحظه ای (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است. شاید بتوان گفت روابط عمومی الکترونیک لازمه و پیش فرض تحقق دولت الکترونیک است. دولت الکترونیک اصطلاحی است که به ارائه خدمات دولتی از طریق اینترنت و با استفاده از ابزارهای رایانه ای اطلاق می شود. غایت بحث راه اندازی روابط عمومی الکترونیک در ایران، رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات دولتی و حتی خصوصی را به راحتی و حتی بدون نیاز به مراجعه به پایگاههای مختلف، تنها با اتصال به یک پایگاه واحد انجام داد.در شکل سنتی روابط عمومی برای راهنمایی مراجعین تان کار شما تهیه بروشور بصورت مکتوب، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود. فرض کنید بسیاری از سازمانهای رسمی کشور، دارای ساختمانهای متعددی است و شما برای انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانی و یا آدرسهای متفاوتی مراجعه کنید. از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتی است که اصولا روابط عمومی های سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشوری به مراجعه کنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند. اما شکل جدید روابط عمومی با توجه به خدماتی که ارائه میدهد و نیازهایی که مخاطبان با آن روبرو هستند، میتواند جهت گسترش فعالیتهای خود و کاهش ترافیک کاری به کاربران که از طریق اینترنت به آنها متصل میشوند، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سایت را بدهد.درج کامل قوانین و مقررات، مدارک مورد نیاز، آشناکردن کاربرها با بخشهای مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلی و... میتواند از موارد و اطلاعاتی باشد که روابط عمومی ها در اختیار مخاطبانشان قرار دهند. از همه مهمتر امکان دسترسی یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم شان ا زطریق پست الکترونیک مهیا شده است. نکته ای که نباید آنرا فراموش کنید این است که شاید مخاطبین شما زبانی غیر از زبان فارسی داشته باشند و زبان اصلی آنها انگلیسی، فرانسه یا عربی باشد. از این رو لازم است نسخه ای از سایت شما به زبان یا زبان هایی باشد که آمار مخاطبان بالایی در تماس با روابط عمومی یا سایر بخشها (امور بین الملل و...) دارند. کارگزاران روابط عمومی، باید اطلاعاتی را که مورد نیاز کاربران است بر اساس دسته بندیهایی که انجام میدهند با توجه به اهمیت موضوع در صفحات سایت تقسیم بندی کنند و از طراح سایت بخواهند که کدام بخش اطلاعات در صفحه اول وب (Page Home) قرار بگیرد و مابقی در دیگر صفحات. به عبارتی دیگر انتقال تجارب روابط عمومی با مدیران سایت در ارائه سایت بهینه و کارا بر اساس پیشنهادهای کارگزاران این بخش میتواند کارگشا و مثمر ثمر واقع شود. البته در بعضی از سازمانها،

وب سایت

در اختیار روابط عمومی است ولی اگر اجرای این بخش در اختیار سایر ادارات چون (انفورماتیک، رایانه، اتوماسیون اداری و...) باشد، بهتر است هدایت آن و موارد قابل درج در سایت مستقیما توسط روابط عمومی ها ارائه شود. چرا که تا حدودی شخصیت یک سازمان با روابط عمومی آن در فضاهای مجازی رابطه مستقیم دارد. اکنون کشورهای پیشرفته دنیا به روابط عمومی ها نگاه مثبتی دارند و مبالغ زیادی را در امر روابط عمومی و تبلیغات، هزینه میکنند. طی سالهای اخیر استفاده از بخش خصوصی در انجام امور روابط عمومی پرطرفدار شده است و مردم نیز نسبت به موسساتی که بدین سمت رفته اند، اعتماد بیشتری پیدا کرده اند. پیشتر به تعریف روابط عمومی الکترونیک (Relations Pudlic Electronic) پرداختیم و نقش آنها را در ایجاد دولت الکترونیک و راهبری سازمانها بیان داشتیم و گفتیم که روابط عمومی ها نقش مهم و کلیدی در برخورد با مخاطبان یک سازمان دارند و به دلیل حجم بالای ارتباطات آن با قشر زیادی از مخاطبانی که روزانه به آنها مراجعه میکنند و درخواست اطلاعات میکنند، میتوانند راه حلهای مطلوبی را در اختیار مدیران سازمان و حتی وب مسترهای سایتهای اینترنتی سازمان بدهند.

همچنین به این نکته تاکید کردیم که روابط عمومی الکترونیک فقط به ارائه خدمات بهتر و سریعتر به مردم خلاصه نمیشود. با وجود چنین ابزاری است که مردم میتوانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهای مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند. بی اغراق سرعت در اطلاع رسانی اصلی ترین عنصری است که روابط عمومی الکترونیک را به روابط عمومی سنتی تحمیل کرده است. کارگزاران روابط عمومی برای بهره برداری از این سرعت و دقت طلایی لازم است تکنیکهای نوین رقابت را بیاموزند. اگر آنها نتوانند از ابزارهای جدید دیجیتال استفاده کنند در این کشاکش بازنده خواهند بود. از این رو روابط عمومی الکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست. از مزیتهای روابط عمومی الکترونیک این است که به حفظ محیط زیست کمک خواهد کرد و استفاده از کاغذ را تا حد بسیار زیادی کاهش خواهد داد. طراحی و تهیه بروشورها، گزارشهای آماری، نشریات درون سازمانی و یا برون سازمانی و... را براحتی می توان از طریق اینترنت و یا اینترانت منتشر کرد و در موقع لزوم تغییرات را در آن اعمال کرد که کمترین هزینه و زمان را میطلبد. به عبارتی شما میتوانید هزینه چاپ، طراحی، کاغذ و... را با الکترونیکی شدن، کاهش دهید و محیط زیست را از این معضل عظیم نجات دهید! ضمن اینکه در چاپ مقدار تکثیر و در نهایت خواننده محدود است اما در اینترنت محدودیت توزیع وجود ندارد. هزینه چاپ بسیار بالا ولی هزینه ایجاد صفحات الکترونیکی بسیار پائین است. مطالب چاپ شده را به سادگی نمیتوان یافت اما یافتن مطالب الکترونیک به مراتب ساده تر است. نگهداری مطالب چاپ شده نیاز به فضای بیشتری دارد و... یا از طریق نظرسنجیهایی که انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار و انتخاب نمونه های آماری و اعزام پرسشگران آموزش دیده است در روابط عمومی الکترونیک می توانید نظرات مردم را حداقل از سراسر کشور به سادگی و کمترین هزینه جمع آوری کنید. از دیگر مواردی که جز» مهمترین مزایای روابط عمومی الکترونیک است میتوان به اطلاع رسانی لحظه ای، دسترسی سریع به اطلاعات، کاهش حجم نامه های اداری و بایگانی، پائین آوردن هزینه ها (چاپ و انتشار، برگزاری نمایشگاه و...) و همچنین فراگیر و فرامرز بودن آن اشاره کرد.در این دوران روابط عمومی ها با مردم یک شهر یا کشور طرف نیستند بلکه بخش عمده ای از فعالیت خود را باید به امور بین الملل اختصاص دهند و پیش بینی این بخش در چارتهای سازمانی روابط عمومیها در آینده نزدیک ضروری است. اما یک نمونه عالی از وسایل ارتباطی در ایران باستان که برای ایجاد حسن تفاهم و به منظور روابط عمومی بکار رفته است، کتیبه بیستون شاه هخامنشی است که بر صخره های کوه بیستون نقش بسته است. به گزارش ایسنا داریوش اول که مبتکر بسیاری از روش های مملکت داری و اداره امور عمومی از قبیل تشکیلات کشوری، تنظیم مالیات و ایجاد خطوط ارتباطی است، برای اولین بار یک برنامه بزرگ روابط عمومی را به منظور نشان دادن کارهای خود به عموم افراد ملت های تابع ایران و ایجاد حسن تفاهم در آن ها اجرا و در این راه از بهترین وسائلی که آن زمان وجود داشت استفاده کرد. البته با توجه به آنچه بیان شد وقتی مدیران و دولتمردان نسبت به رسالت، نقش، وظیفه و اهیمت روابط عمومی ها آگاهی کافی ندارند، چگونه می توان از آنها انتظار داشت روابط عمومی ها را تقویت کنند، به آن ها امکانات دهند یا به حرفه آن ها ارج بگذارند; بنابراین مشکل اصلی در ضعف "سواد رسانه یی" و شناخت نادرست از هنر و علم روابط عمومی هاست

منبع :روزنامه آرمان