لزوم روابط عمومی الکترونیک و مجله الکترونیکی

روزگار حاضر را می توان دوران حرف e دانست . تنها کافی است که یک پیشوند e به اول هر چیزی بیاورید تا نام آخرین تحولات در هر زمینه را بدست آورید .

تجارت الکترونیک

، بانکداری الکترونیک ، شهر الکترونیک ، پرسشنامه الکترونیک ، مجله الکترونیک E-Journal ، بانکداری الکترونیک ، پست الکترونیک ، موسیقی الکترونیک ، دفتر الکترونیک ، نشر الکترونیک ، اعتبارمالی الکترونیک و ... نهایتاً روابط عمومی الکترونیک و دولت الکترونیک از پدیده هایی است که بحث روز خدمات نوین ارتباطی در جهان است . اکنون مراجعه به پایگاه های اینترنتی در کشور های صنعتی و پیشرفته ، جای مراجعه به تمام سازمان ها و ادارات دولتی را تا حد قابل توجهی گرفته است و همه خدمات دولتی از صدور شناسنامه و گذرنامه تا ثبت شرکت ها ، اخذ مجوز های شغلی یا اخذ مدارک قضایی و ... همگی توسط این پایگاه ها انجام خواهد شد .

اگر بخواهیم تعریفی از روابط عمومی الکترونیک داشته باشیم باید بگوئیم که : روابط عمومی الکترونیک نحوه بکارگیری فن آوری های جدید ارتباطی و شیوه های نوین اطلاع رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته های مخاطبان بطور لحظه ای ( online ) به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است .

 شاید بتوان گفت روابط عمومی الکترونیک لازمه و پیش فرض تحقق دولت الکترونیک است . دولت الکترونیک اصطلاحی است که به ارائه خدمات دولتی از طریق اینترنت و با استفاده از ابزار های رایانه ای اطلاق می شود .

 غایت بحث راه اندازی روابط عمومی الکترونیک در ایران ، رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات دولتی و حتی خصوصی را به راحتی و حتی بدون نیاز به مراجعه به پایگاه های مختلف ، تنها با اتصال به یک پایگاه واحد انجام داد .

 در شکل سنتی روابط عمومی برای راهنمایی مراجعین تان کار شما تهیه بروشور بصورت مکتوب ، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود . فرض کنید بسیاری از سازمان های رسمی کشور ، دارای ساختمان های متعددی است و شما برای انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانی و یا آدرس های متفاوتی مراجعه کنید . از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی های سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشوری به مراجعه کنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند .

 اما شکل جدید روابط عمومی با توجه به خدماتی که ارائه می دهد و نیازهایی که مخاطبان با آن روبرو هستند ، می تواند جهت گسترش فعالیت های خود و کاهش ترافیک کاری به کاربران که از طریق اینترنت به آنها متصل می شوند ، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سایت را بدهد . یا در جاهایی که دسترسی به اینترنت ممکن نمی باشد از طریق برنامه نویسی و تهیهcd  .

درج کامل قوانین و مقررات ، مدارک مورد نیاز ، آشناکردن کاربرها با بخش های مختلف سازمان ، ارائه اخبار داخلی و مجلات و  ... می تواند از موارد و اطلاعاتی باشد که روابط عمومی ها در اختیار مخاطبانشان قرار دهند . از همه مهمتر امکان دسترسی یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم شان از طریق پست الکترونیک مهیا شده است . ( مانند تبلیغات اخیر صدا و سیما بصورت زیرنویس و به منظور ارتباط مستقیم عموم مردم با مدیریت سازمان به نشانی sima@irib.com و ارائه نظراتشان ) نکته ای که نباید آن را فراموش کنید این است که شاید مخاطبین شما زبانی غیر از زبان فارسی داشته باشند و زبان اصلی آنها انگلیسی ، فرانسه یا عربی باشد . از این رو لازم است .

 نسخه ای از سایت شما به زبان یا زبان هایی باشد که آمار مخاطبان بالایی در تماس با روابط عمومی یا سایر بخش ها ( امور بین الملل و ... ) دارند . کارگزاران روابط عمومی ، باید اطلاعاتی را که مورد نیاز کاربران است بر اساس دسته بندی هایی که انجام می دهند با توجه به اهمیت موضوع در صفحات سایت تقسیم بندی کنند و از طراح سایت بخواهند که کدام بخش اطلاعات در صفحه اول وب (Home Page) قرار بگیرد و مابقی در دیگر صفحات . به عبارتی دیگر انتقال تجارب روابط عمومی با مدیران سایت در ارائه سایت بهینه و کارا بر اساس پیشنهادهای کارگزاران این بخش می تواند کارگشا و مثمر ثمر واقع شود .

اکنون کشور های پیشرفته دنیا به روابط عمومی ها نگاه مثبتی دارند و مبالغ زیادی را در امر روابط عمومی و تبلیغات ، هزینه می کنند . طی سال های اخیر استفاده از بخش خصوصی در انجام امور روابط عمومی پرطرفدار شده است و مردم نیز نسبت به موسساتی که بدین سمت رفته اند ، اعتماد بیشتری پیدا کرده اند .

 روابط عمومی الکترونیک و ده ها مزیت

پیشتر به تعریف روابط عمومی الکترونیک ( Electronic Public Relations ) پرداختیم و نقش آنها را در ایجاد دولت الکترونیک و راهبری سازمانها بیان داشتیم و گفتیم که روابط عمومی ها نقش مهم و کلیدی در برخورد با مخاطبان یک سازمان دارند و به دلیل حجم بالای ارتباطات آن با قشر زیادی از مخاطبانی که روزانه به آنها مراجعه میکنند و درخواست اطلاعات میکنند ، میتوانند راه حلهای مطلوبی را در اختیار مدیران سازمان و حتی وب مسترهای سایتهای اینترنتی سازمان بدهند . همچنین به این نکته تاکید کردیم که روابط عمومی الکترونیک فقط به ارائه خدمات بهتر و سریعتر به مردم خلاصه نمیشود .

با وجود چنین ابزاری است که مردم میتوانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهای مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند . بی اغراق سرعت در اطلاع رسانی اصلی ترین عنصری است که روابط عمومی الکترونیک را به روابط عمومی سنتی تحمیل کرده است . کارگزاران روابط عمومی برای بهره برداری از این سرعت و دقت طلایی لازم است تکنیکهای نوین رقابت را بیاموزند . اگر آنها نتوانند از ابزارهای جدید دیجیتال استفاده کنند در این کشاکش بازنده خواهند بود . از این رو روابط عمومی الکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست .

 مزیت های مجلات الکترونیک

از مزیتهای مجلات الکترونیک این است که به حفظ محیط زیست کمک خواهد کرد و استفاده از کاغذ را تا حد بسیار زیادی کاهش خواهد داد . طراحی و تهیه بروشور ها ، گزارش های آماری ، نشریات درون سازمانی و یا برون سازمانی و … را براحتی می توان از طریق اینترنت و یا اینترانت و یا cd منتشر کرد و در موقع لزوم تغییرات را در آن اعمال کرد که کمترین هزینه و زمان را می طلبد . به عبارتی شما می توانید هزینه چاپ ، طراحی ، کاغذ و … را با الکترونیکی شدن ، کاهش دهید و محیط زیست را از این معضل عظیم نجات دهید !

 ضمن اینکه در چاپ مقدار تکثیر و در نهایت خواننده محدود است اما در اینترنت و cd محدودیت توزیع وجود ندارد . هزینه چاپ بسیار بالا ولی هزینه ایجاد صفحات الکترونیکی بسیار پائین است . مطالب چاپ شده را به سادگی نمی توان یافت اما یافتن مطالب الکترونیک به مراتب ساده تر است . نگهداری مطالب چاپ شده نیاز به فضای بیشتری دارد و   … یا از طریق نظرسنجی هایی که انجام آن مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار و انتخاب نمونه های آماری و اعزام پرسشگران آموزش دیده است در روابط عمومی الکترونیک می توانید نظرات مردم را حداقل از سراسر کشور به سادگی و کمترین هزینه جمع آوری کنید .

از دیگر مواردی که جزء مهمترین مزایای مجلات الکترونیک است می توان به اطلاع رسانی لحظه ای ، دسترسی سریع به اطلاعات ، کاهش حجم نامه های اداری و بایگانی ، پائین آوردن هزینه ها ( چاپ و انتشار ، برگزاری نمایشگاه و ... ) و همچنین فراگیر و فرامرز بودن آن اشاره کرد .

 در این دوران روابط عمومی ها با مردم یک شهر یا کشور طرف نیستند بلکه بخش عمده ای از فعالیت خود را باید به امور بین الملل اختصاص دهند و پیش بینی این بخش در چارت های سازمانی روابط عمومی ها در آینده نزدیک ضروری است . شاید راه اندازی دفتر ارتباطات جهانی در ایالات متحده آمریکا و زیر نظر رییس جمهور این کشور ، دلیلی آشکار بر اهمیت روابط عمومی های الکترونیک در این دوران است .